Menetluskord Saksamaa tarneahela hoolsuskohustuse seaduse LkSG § 8 lg 2 kohaselt
I. Kaebuste menetlemise korra kehtestamine ja otstarve
Ettevõte Miele on loonud vastavalt LkSG § 8 asjakohase kaebuste menetlemise korra. Kaebuste menetlemise kord võimaldab inimestel vihjata inimõiguste ja keskkonnaga seotud ohtudele ning inimõigustega seotud või keskkonnaalaste kohustuste rikkumisele, mis on tekkinud ettevõtte ärivaldkonnas otsese või kaudse tarnija majandustegevuse tagajärjel.
II. Pädevus ja kättesaadavus
Kaebuseid menetleb ettevõtteväline usaldusadvokaat (ombudsmann), kes on kättesaadav järgmiselt:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D – 33602 Bielefeld
tel: +49 521 557 333 0 / mobiil: +49 151 58230321
E-posti aadress: ombudsmann@thielvonherff.de
Teatamisplatvorm: www.report-tvh.com
Koduleht: www.thielvonherff.de
Usaldusadvokaat tegutseb iseseisva ja sõltumatu advokaadina. Ta on erapooletu ning ei allu ühelegi ettevõttepoolsele juhisele sisuliste asjaolude kohta. Usaldusadvokaadil on vaikimiskohustus. Soovi korral säilitab ta teavitaja isiku konfidentsiaalsuse.
III. Kaebuste menetlemine
Usaldusadvokaat võtab kaebuse vastu ja vajaduse korral täpsustab teavitajaga asjaolusid. Igal juhul saab teavitaja kinnituse kättesaamise kohta.
Usaldusadvokaat kontrollib, kas esineda võib kohustuste rikkumine LkSG tähenduses või muude seaduste või ettevõttesiseste reeglite rikkumine. Kui selle kohta esineb piisavalt tõendeid, edastab ta talle esitatud asjaolud lubatud vormis edasi ettevõttele uurimiseks, kus tegevuste elluviimine on nõuetele vastavuse osakonna pädevuses. Usaldusadvokaat ei vii uurimist ise läbi, et mitte ohustada oma neutraalsust.
Ettevõte uurib vihjet, järgides seadust ja sisereegleid ning võttes arvesse kõigi asjaosaliste huve. Uurimine tuleb läbi viia kiiresti ja ilma suuremate katkestusteta.
Inimesi, keda uurimine mõjutab, peab kohtlema õiglaselt ja austusega. Kõigi puudutatud isikute puhul kehtib süütuse presumptsioon. Tagatud peab olema õigus saada ära kuulatud. Seepärast teavitatakse saadud vihjest esimesel võimalusel isikuid, keda vihje mõjutab, ning teavitatakse neid nende teabe saamise ja parandamise õigustest. Kui esineb tõsiseltvõetav oht, et teavitamine ohustaks vihje uurimist, võib teavitamist lükata edasi kuni uurimise lõpetamiseni või kuni oht on kõrvaldatud.
Uuritud asjaolu õigusliku hindamise ja sobivate meetmete määramise ebaõigete äripraktikate kõrvaldamiseks ja takistamiseks teeb ettevõte, kes võib selleks kaasta usaldusadvokaadi. Meetmed võivad olla näiteks asjakohased eraõiguslikud sammud või ametkonna kaasamine. Ka siis, kui konkreetsel juhul ei tuvastata rikkumisi, võivad asjakohased olla ettepanekud töö- ja äriprotsesside muutmiseks samuti organisatsiooni eeskirjade või käitumiseeskirjade muutmiseks.
Teavitajal on igal ajal võimalik saada usaldusadvokaadilt teavet olukorra kohta. Teavitaja saab kolm kuud pärast teate registreerimist tagasisidet teatega seotud järelmeetmete kohta. Hiljemalt pärast protsessi lõpetamist annab usaldusadvokaat talle õiguslikult lubatud raames teavet tulemuse kohta.
IV. Teavitaja kaitse
Teavitaja on põhimõtteliselt kaitstud diskrimineerivate või distsiplinaarsete meetmete eest. Ühtegi tema vastu suunatud kättemaksuakti ei tolereerita. Teavitaja suhtes rakendatavatele kättemaksuaktidele viitavate asjaolude korral tuleb viivitamata kaasata usaldusadvokaat.
Kui usaldusadvokaat on teavitajale taganud konfidentsiaalsuse, ei avalda ta teavitaja nime ega isikut ilma tema nõusolekuta ettevõttele ega kolmandatele isikutele. Kui usaldusadvokaati peaks karistus-, tsiviil- või mõnes muus menetluses andma tunnistajana ütlusi, avaldab ta teavitaja nime ja isiku üksnes siis, kui sellele on nii teavitaja kui ka ettevõte kirjalikult loa andnud.
Teavitaja sooviga kaitsta oma isikut on vastuolus teatest mõjutatud isikute huvi asjaolu avalikustamiseks. Ka seepärast ei tolereerita kaebuste ja teavituste esitamise võimaluse teadlikku kuritarvitamist. Usaldusadvokaat peab esimesel vestlusel teavitajaga viitama, et kaebuste menetlemise tahtliku kuritarvitamise korral võib tema isiku avaldada ettevõttele.
V. Andmekaitse
Seadusest tulenevate säilituskohustuste ja andmekaitsealaste sätete järgmise tagab usaldusadvokaat. Kogutud isikuandmed piirduvad teavitajate ja mõjutatud isikute isiku kohta käivate andmete, funktsiooni ja kontaktteabe ning asjaolu töötlemiseks kohustslike muude isikuandmetega. Seejuures salvestatakse üksnes teatatud asjaolud, töötlusandmed, teate edasine jälgimine ja kontrollaruanded.
Teavituste ja uurimise käigus kogutud isikuandmete jaoks on säilitustähtaeg kaks kuud pärast uurimise lõpetamist. See tähtaeg pikeneb vastavalt, kui pärast uurimise lõpetamist peaks järgnema distsiplinaar- või kohtumenetlus või muud erimeelsused, milleks on vaja andmeid kasutada.
Andmekaitseinspektor kontrollib regulaarselt kaebuste menetlemise vastavust andmekaitse nõuetele.
VI. Kaebuste menetlemise tõhusus
Kaebuste menetlemise tõhusust kontrollitakse üks kord aastas ning igal üksikjuhul eraldi, näiteks kui ettevõte peab arvestama oluliselt muutunud või oluliselt laiemate ohtudega oma ärivaldkonnas või vahetu tarnija juures, näiteks uute toodete, projektide või uue ärivaldkonna juurutamise tõttu.